コロナ禍におけるイベント実施について

イベント別コロナウイルス対策

展示会

展示会では多くの来場者が

見込まれるため、

受付や会場内動線で滞留させないように

工夫をする必要があります

また、多くの備品に触れる

機会が想定されるため

高頻度接触箇所への定期的な

消毒が必要となります

展示会

主なコロナウイルス対策

1.搬入出時

<注意すべきポイント>

搬入出時はスタッフ同士の声掛けや備品の受け渡しなどによる接触が発生します。

<対策>

マスクや消毒、室内の換気を行い、可能な限りソーシャルディスタンスを保ちつつ作業を行います。

2.受付時

<注意すべきポイント>

受付時にはお客様とスタッフ同士間で会話や物の受け渡しが発生します。


<対策>

スタッフとお客様間にはパーテーションなど飛沫防止ツールを設置し、受付確認や支払いには非接触ツールを積極的に採用します。

3.お客様同士の接触

<注意すべきポイント>

受付前や出入口、会場内を回覧する際に、お客様同士の距離が近くなってしまう場面が発生します。

<対策>

往路・復路の動線を分けることですれ違いをなくします。

待機列の発生が見込まれる場所には足元にソーシャルディスタンスサインを設置し、自然と距離を空けてもらえるような工夫を施します。​

4.商談時

<注意すべきポイント>

商談時は一つのテーブル上で行うことが多いため、人同士の距離が近くなってしまいやすいです。

また、書類の記入が発生する場合、紙やペンなどの接触が発生します。

<対策>

飛沫防止パーテーションの設置やフェイスガードの着用、または通常よりも距離を取ることで飛沫対策をします。

​書類のデジタル化や、非接触ツールを積極的に採用し、物を介した接触感染を防ぎます。

5.休憩所、待機スペース

<注意すべきポイント>

休憩所など常にスタッフがいないような場所で、気づかないうちに密になってしまう可能性があります。

<対策>

密な環境を事前に防ぐため、ソーシャルディスタンスサインを十分数設置し、別の休憩所の位置を案内する看板を立てるなど混雑時にも対応ができるようにします。

6.備品や施設の消毒

<注意すべきポイント>

展示会では多くの人が動くため、備品や設備を触ったりする場面が多く発生します。

<対策>

ブースで使用するペンやテーブル・椅子などの他に、手すりや柵、ドアノブなど会場内の人が触れる箇所は定期的に消毒を行います。

公的機関が出している参考にすべきガイドライン​

【日本展示会協会】​

"展示会業界におけるCOVID-19感染拡大予防ガイドライン"

 

イベント実施までの流れ

※カッコ内の時期は規模や内容により異なります

​1.企画ヒアリング

(5カ月前)

まずは実施したいイベントの内容・目的・予算などをお伺いし、
アイデアを出し合い、実施イメージを共有します。

2.スケジュール作成

ロケハン・マニュアル等資料作成・製作物作成
告知関連・物流関連などのスケジュールを作成します

(4~5カ月前)

3.会場選定

(4カ月前)

イベントの規模・内容・ターゲット・予算に合わせて適切な会場をご提案します。

(会場や時期によっては早い段階で埋まってしまうこともあるため、

 イベントの概要が決まったら早めに会場を確保することを推奨いたします)

4.会場ロケハン

​事前に会場を下見し、レイアウトや動線、搬入出ルート、既存の設備などを確認します。

(3~4カ月前)

5.実施プラン作成

​会場レイアウトや運営マニュアルなどを作成します。

(2~3カ月前)

6.各種案内作成

(1~2カ月前)

必要な会場情報(ブースレイアウト・貸出備品・ルール等)が決まったら、
出展社や来場者に向けた資料を作成します。

7.実施に向けて

(2カ月前~)

必要な備品や人員の調達、製作物の作成、告知関連、
その他ご要望に合わせて内容の調整等イベント実施に向けて必要な準備を進めます

8.イベント実施

(設営日~撤収日)

今まで準備をしてきたものを形にする日です。

実際にレイアウトを組んでみて、配置変更や位置調整など気になる箇所が生じた場合は可能な限り対応します。

​​当日の急なイレギュラー対応もお任せください。

9.イベント実施後

(終了後~)

イベントで使用した備品の保管や廃棄、

アンケートの集計や報告書の作成を行います。(必要に応じて)

​​実績紹介

食品会社様 恒例食品総合展示会

運営計画及び実施運営

​​(東京流通センター第一・第二展示場)

展示会1

お問い合わせ

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「何を用意したら良いかわからない」

「どこで購入できるのかわからない」

どんな些細なご相談にも対応致します。

​まずはお気軽にお問合せくださいませ。

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