コロナ禍におけるイベント実施について

イベント別コロナウイルス対策

セミナー

多くの来場者が見込まれる場合は

受付時間を通常より長く設けたり、

受付作業の効率化を行い、

一時的な混雑を避ける必要があります

また、登壇者や案内員からの飛沫感染を防ぐため

ソーシャルディスタンスや飛沫防止の対策を

行う必要があります

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主なコロナウイルス対策

1.搬入出時

<注意すべきポイント>

搬入出時はスタッフ同士の声掛けや備品の受け渡しなどによる接触が発生します。

<対策>

マスクや消毒、室内の換気を行い、可能な限りソーシャルディスタンスを保ちつつ作業を行います。

2.受付時

<注意すべきポイント>

受付時にはお客様とスタッフ同士間で会話や物の受け渡しが発生します。


<対策>

スタッフとお客様間にはパーテーションなど飛沫防止ツールを設置し、受付確認には非接触ツールを積極的に採用します。

3.お客様同士の接触

<注意すべきポイント>

受付前や出入口、座席ではお客様同士の距離が近くなってしまう場面が発生します。

<対策>

往路・復路の動線を分けることですれ違いをなくします。

待機列の発生が見込まれる場所には足元にソーシャルディスタンスサインを設置し、自然と距離を空けてもらえるような工夫を施します。​

​座席はガイドラインに沿い必要な距離を確保します。

4.セミナー実施時

<注意すべきポイント>

司会や登壇者などからの飛沫や、マイク、資料を介した接触が発生します。

<対策>

飛沫防止パーテーションの設置や十分な距離(2m)を確保することで飛沫対策をします。

プロジェクターなど非接触で資料を閲覧できる方法を積極的に採用し、物を介した接触感染を防ぎます。

マイクは都度消毒もしくは使い回しを行わないようにします。

5.室内の換気

<注意すべきポイント>

外部からの音を遮音するため、本番中は密閉空間になってしまいます。

<対策>

可能であれば常時窓の開放を行います。

​常時開放が出来ない場合は、休憩時間など窓や扉を開放できる時間を頻繁に設けることで換気を行います。

6.備品の消毒

<注意すべきポイント>

椅子やテーブル、その他筆記用具など長時間同一人物が使用することが多いため、それらの備品を介してお客様から関係者への接触感染が発生してしまう可能性があります。

<対策>

セミナー終了後に使用した備品は廃棄または消毒を行い管理します。

 

イベント実施までの流れ

※カッコ内の時期は目安です

​1.企画ヒアリング

(4カ月前)

まずは実施したいセミナーの内容・目的・予算などをお伺いし、
アイデアを出し合い、実施イメージを共有します。

2.スケジュール作成

ロケハン・マニュアル等資料作成・製作物作成
告知関連・物流関連などのスケジュールを作成します

(3~4カ月前)

3.会場選定

(3カ月前)

イベントの規模・内容・予算に合わせて適切な会場をご提案します。

(会場や時期によっては早い段階で埋まってしまうこともあるため、

 イベントの概要が決まったら早めに会場を確保することを推奨いたします)

4.会場ロケハン

​事前に会場を下見し、レイアウトや動線、搬入出ルート、既存の設備などを確認します。

(2~3カ月前)

5.実施プラン作成

​会場レイアウトや運営マニュアルなどを作成します。

(2~3カ月前)

6.各種案内作成

(1~2カ月前)

会場や当日のスケジュールが決まったら、
来場者に向けた資料を作成します。

7.実施に向けて

(2カ月前~)

必要な備品や人員の調達、製作物の作成、告知関連、司会やゲストのキャスティング、
その他ご要望に合わせて内容の調整等セミナー実施に向けて必要な準備を進めます

8.セミナー実施

(設営日~撤収日)

今まで準備をしてきたものを形にする日です。

実際にレイアウトを組んでみて、配置変更や位置調整など気になる箇所が生じた場合は可能な限り対応します。

​​当日の急なイレギュラー対応もお任せください。

9.イベント実施後

(終了後~)

イベントで使用した備品の保管や廃棄、

アンケートの集計や報告書の作成を行います。(必要に応じて)

​​実績紹介

大手進学塾様
小学生対象招待制セミナーイベント

運営計画及び実施制作・ステージ進行

​​(ベルサール渋谷ガーデン他)

セミナー

お問い合わせ

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「何を用意したら良いかわからない」

「どこで購入できるのかわからない」

どんな些細なご相談にも対応致します。

​まずはお気軽にお問合せくださいませ。

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